icon icon

Zaakregistratie en -afhandeling

Ben jij een gemeente die op zoek is naar een laagdrempelig, makkelijk aanpasbaar zaaksysteem dat ook voldoet aan de Common Ground principes? Dan is Kotuur een oplossing voor jou!

Over zaakregistratie en -afhandeling

De aanleiding van zaakregistraties en zaakafhandelingen zijn vaak dienstverlenende processen. Dit proces wordt herhaaldelijk doorlopen voor verschillende zaken. Vooraf zijn de processtappen bekend of worden deze gedefinieerd. Bij zaakregistraties en -afhandelingen zijn er drie belangrijke stappen om rekening mee te houden:

  1. Het bewaken van de informatiestromen
  2. Het bewaken van de voortgang
  3. Het rapporteren over de voortgang aan de belanghebbenden

Zaakregistratie en -afhandeling met Kotuur

No-code software kan bij alle drie de bovengenoemde stappen een hulp zijn. Het kan de informatiestromen overzichtelijk registreren; in het dashboard van no-code platform Kotuur kun je namelijk een overzicht vinden van de zaken die in behandeling zijn, de tijdigheid van de behandeling, en meer. Het systeem kan via rollen en rechten een zaak meteen doorsturen naar een andere medewerker wanneer de ene medewerker zijn taak heeft afgehandeld. En als een medewerker zijn taak niet binnen de tijd afhandelt, krijgt hij/zij een melding. Als laatste kan het automatische en volledige berichtgeving regelen met de belanghebbenden. Dit kun je doen aan de hand van statussen die je aan de processtappen koppelt. Als het een bepaalde status bereikt, kan er direct klantcommunicatie en interne communicatie plaatsvinden. Dit is vergelijkbaar met low-code klantportaal de MijnOmgeving van Kotuur’s partner Kodision waarmee klanten self-service krijgen bij hun zaken. Ook kun je Kotuur aansluiten op de zaakgericht werken API’s van Common Ground.

Gestructureerde én ongestructureerde processen

De kracht van Kotuur is dat het, in tegenstelling tot Kodision’s low-code zaaksysteem KIM, toepasbaar is bij zowel gestructureerde als bij ongestructureerde processen. Dit komt mede doordat Kotuur niet met de BPMN standaardnotatie werkt, maar met de CMMN notatie. Deze werkt met een soort ‘als … dan’ logica, waardoor bepaalde acties pas worden uitgevoerd wanneer de triggers die daarbij horen afgaan.

Verticale én horizontale oplossingen

Terwijl grote partijen als Google en Microsoft al jaren domineren met horizontale SaaS-applicaties, zijn er nog maar weinig software-aanbieders die verticale oplossingen aanbieden. Met Kotuur kun je echter wel kleinschalig een verticale oplossing inzetten tegen een betaalbare prijs. Door de (sinds 1998) opgedane kennis binnen de overheid van partner Kodision, blinken wij met Kotuur uit in verticale oplossingen in deze sector.

Ticketing

Ook is ticketing een sterk toepassingsgebied voor een no-code applicatie. Met een ticketsysteem worden binnenkomende vragen van meerdere communicatiekanalen op één locatie opgeslagen. Daarmee kunnen dan medewerkers tickets opvolgen, prioriteren en ook zelfstandig oplossen zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.

Ontdek meer van Kotuur

Benieuwd wat Kotuur nog meer allemaal kan? Download dan de whitepaper via het formulier hieronder of meld je aan voor een live online demo.

Meer weten over registratie en zaakafhandeling?

Ik bespreek graag samen met jou de mogelijkheden.