icon icon

(Online) evenementen organisatie

Voor aanwezigen lijkt een geslaagd evenement op een geoliede machine, maar voor het organisatieteam gaat er een periode van veel plannen en stress vooraf. Kotuur helpt je bij de volledige organisatie van een (online) evenement; van de vergunning tot de evaluatie.

Over evenementorganisatie

De naam zegt het al: een eventmanagement systeem faciliteert het organiseren en tot in de puntjes tot uitvoer brengen van evenementen. Hierbij kun je denken aan evenementen in de breedste zin van het woord: festivals, bedrijfsuitjes, beurzen, congressen, en nog veel meer. Bij eventmanagement moet je aan een hoop zaken denken, zoals de keuze van catering, aanwezige mensen, programmering en veiligheid. Kotuur kan een rol spelen in alle belangrijke zaken rondom het organiseren van evenementen. Vergunningen, planning en beheer, en ticketing zijn hier onderdelen van.

Evenementen organiseren met Kotuur

Vergunningen

Voor evenementen op een publiek toegankelijke plaats heb je een evenementenvergunning nodig. De aanvraag voor deze vergunning bevat een hele beslisboom aan vragen. Vragen over je bedachte maatregelen om bijvoorbeeld de openbare orde, (brand)veiligheid en gezondheid te waarborgen. Hier komt een hele hoop bij kijken. Je moet antwoorden klaar hebben liggen op veel verschillende vragen. Zijn er genoeg toiletten en parkeerplekken? Moeten er straten worden afgezet? Vaak is een noodplan ook onderdeel van de procedure. Voor terugkerende evenementen moet je elke keer opnieuw deze aanvraag doen, wat elke keer veel tijd vergt. Met Kotuur kun je de aanvraag, op basis van vorige aanvragen, automatisch invullen.

Planning en beheer

Eventmanagement wordt gekenmerkt door haar unieke karakter. Letterlijk elk evenement is anders. Er is dus ook geen standaard proces voor het organiseren van een succesvol evenement. Het hangt samen met veel factoren. Planning, middelen, budgetten, doelgroepen en beschikbare kennis zijn bij elk evenement weer keer anders. Wel zijn enkele zaken generiek voor alle evenementen. Binnen Kotuur kun je werken met een generieke (default) checklist voor evenementen, die je elk evenement opnieuw kunt gebruiken en aan kunt vullen met flexibele checks voor dat specifieke evenement. Je kunt Kotuur dus inzetten als beheertool (gelijk aan de rol van Kotuur bij auditing) die je een seintje geeft als je een taak bijna af moet ronden. Deze beheertool kan bijvoorbeeld ook eventuele opmerkingen automatisch doorsturen naar de persoon die daarover gaat.

Ook moeten er berekeningen gemaakt worden: als er x aanwezigen kunnen zijn, moet er x personeel geregeld worden en x artiesten worden geregeld bijvoorbeeld. Kotuur kan zelfs automatische calculaties hiervoor maken, zodat jij je als professionele evenementplanner kunt richten op het afwerken van je checklist.

Ticketing

Met Kotuur kun je een website maken voor het evenement en via deze website linken naar een ticketing systeem, die ook met Kotuur gemaakt is. Dit ticketing systeem kun je eenvoudig koppelen aan de grotere evenement applicatie, of aan je CRM of -factureringssysteem. Bij de aankoop komen klanten terecht op een zelfservice pagina, geheel in jouw huisstijl. De aanmelders krijgen na aanschaf automatisch een mail met een persoonlijke QR-code en ontvangen een aantal dagen voor het evenement een enthousiasmerende/informerende mail.

In de back-end kun je zien hoeveel tickets er worden verkocht, maar je ziet ook koopspecificaties zoals de verdeling man/vrouw of de leeftijd van de aanwezigen. Daarnaast kun je na het evenement in een oogopslag zien hoeveel mensen er niet op kwamen dagen. Na afloop krijg je via de realtime rapportages van Kotuur inzichten in hoe het proces is verlopen en wat de resultaten waren, zodat je kunt evalueren en bijsturen voor je volgende evenement.

Ontdek meer van Kotuur

Benieuwd wat Kotuur nog meer allemaal kan? Download dan de whitepaper via het formulier hieronder of meld je aan voor een live online demo.

Meer weten over eventmanagement?

Ik bespreek graag samen met jou de mogelijkheden.