Workflows automatiseren in 5 stappen

In het eerste deel van deze blogserie beschreven we onder andere de voordelen van workflow automatisering. En het wordt nog beter: iedereen kan het doen! Of je nu een Kwaliteitsmanager bent of een medewerker bij het Klant Contact Centrum. Het is gewoon een kwestie van het begrijpen van je workflows, bekijken welke componenten je kunt automatiseren en deze automatisering in gang zetten met een workflow managementsysteem.

Stap 1: Breng je bedrijfsprocessen in kaart

Bij het bepalen van de workflow automatiseringen, kun je het best zo breed mogelijk beginnen en dan steeds een beetje verder inzoomen. Organiseer om te beginnen een brainstormsessie met collega’s om erachter te komen wat de meeste frustraties oplevert, de grootste knelpunten en de meest voorkomende workflows zijn. Dit zullen de topprioriteiten worden waar je je oplossing omheen bouwt.

Stap 2: Beschrijf je workflows 

Als je weet welke workflows je uiteindelijk wilt automatiseren, is het tijd om deze workflows uit te pluizen. Tijd om pen en papier te pakken en alle mensen, taken en informatie in de workflow te tekenen. Workflows zijn namelijk het meest begrijpelijk als ze visueel getekend zijn. Vervolgens beschrijven alle betrokken stakeholders van deze workflow hoe hun taken eruit zien en wat hen bij de huidige manier van werken het meeste stress oplevert. Beeld je hierbij vooral in alsof je een nieuwe medewerker moet inwerken voor jouw baan; hij of zij heeft nog geen enkele kennis van jouw dagelijkse werk.

Als het goed is heb je na deze oefening een workflow uitgetekend waar beknopt in te lezen is:

• Wat er gedaan moet worden;
• Wanneer het klaar moet zijn;
• Hoe het uitgevoerd moet worden;
• Welke bestaande stappen je samenvoegt;
• Wie welke stap moet uitvoeren.

Deze workflow met alle bijbehorende taken, mensen en informatie kun je vervolgens gedetailleerder beschrijven. Ook is het aan te raden om in dit document alvast afhankelijkheden te noteren; wat doe je bijvoorbeeld als de verantwoordelijke medewerker op vakantie is? Als je geen back-up plan hebt, dan staakt het hele automatische proces bij de niet opgepakte taak.

Dit document kun je gebruiken voor de uiteindelijke inrichting van de digitale workflow. Ook is er dan altijd documentatie achter de hand die je erbij kunt pakken als je twijfelt of als je een nieuwe medewerker aanneemt.

Stap 3: Bekijk je automatiseringsmogelijkheden

Nu je de visuele én in detail beschreven workflow voor je hebt liggen, kun je simpelweg aanwijzen welke stappen geschikt zijn om te automatiseren. In principe kun je alle repetitieve, voorspelbare, eenvoudige of geplande taken automatiseren. Hieronder zie je alvast enkele voorbeelden van automatiseringsmogelijkheden voor een HR-manager, een kwaliteitsmanager en een klachtenmanager.

HR-manager:

• Kennismakingsgesprekken inplannen via een afspraakmodule;
• Afgewezen sollicitanten mailen wanneer een meer geschikte vacature online komt;
• Documenten e-mailen naar een kandidaat die een baanaanbod ondertekent;
• Meldingen sturen naar andere afdeling, bijvoorbeeld naar IT voor het ophalen van een laptop of naar marketing voor het plaatsen van de nieuwe medewerker op de website

Risico-, veiligheids- of kwaliteitsmanager:

• Een audit schedulen;
• De afwijkingen die naar voren komen tijdens een audit doorsturen naar de medewerker die deze bevinding oplost;
• Waarschuwingen sturen wanneer de deadline voor de taak in zicht komt

Lees hoe RDW met Kotuur hun compliancy voor fysieke beveiliging veiligstelt.

Klachten- of KCC manager:

• Antwoorden verzenden na het indienen van een klacht;
• De klacht doorsturen naar de behandelaar wanneer de coördinator hem gegrond heeft;
• De indiener informeren over de status van de klacht

Lees hoe Unigarant workflowautomatisering inzet om meer grip te krijgen op hun klachten.

Stap 4: Kies een workflow managementsysteem

Oké, je hebt je workflows en de automatiseringsmogelijkheden binnen de workflows helder. En nu?

Nu is het tijd om een workflow managementsysteem te kiezen die past bij jouw wensen en eisen. Daarvoor moet je allereerst bekijken welke integraties jij voor jouw workflows nodig hebt. Jouw automatiseringstool moet natuurlijk wel kunnen integreren met apps en platforms die je nodig hebt om jouw doelen te behalen.

Low-code en no-code tools zijn tegenwoordig de meest gekozen optie om workflows te automatiseren. Dit komt doordat je met dit type tools geheel zelf jouw workflows kunt automatiseren. Je hoeft niet met ingewikkelde code te werken. In plaats daarvan kun je in een grafische interface via een bibliotheek bouwstenen slepen (drag & drop) naar jouw formulier en regels en rollen aan die bouwstenen vastmaken.

Met Kotuur heb je een Nederlands no-code automatiseringsplatform met een eenvoudig licentiemodel in handen waarmee je écht niet te maken zal krijgen met code. Zelf Kotuur ontdekken?

Stap 5: Evalueer en optimaliseer

We leven in een snel veranderende 24/7 wereld. Wat op dit de beste modus operandi is, zal waarschijnlijk over vijf jaar alweer achterhaald zijn. Taken, plannen of medewerkers veranderen nou eenmaal, waardoor de workflows steeds kleine aanpassingen nodig hebben. Evalueer de bestaande workflows dus op regelmatige basis. Hier kun je onder andere de dashboards en rapportages binnen je tool voor gebruiken. En je hebt geluk: met no-code tools kun je de workflow(s) op basis van je evaluatie heel eenvoudig wijzigen en optimaliseren!