icon icon

4 februari 2022

Wat is workflow automatisering en waarom zet je het in?

Wist je dat werknemers gemiddeld 30% van hun tijd kwijt zijn met taken die eigenlijk gewoon geautomatiseerd kunnen worden? In dit eerste deel van de blogserie over workflow automatisering bespreken we wat een digitale workflow is, wat de voordelen zijn van workflow automatisering en welke signalen aangeven dat jouw organisatie hierin moet investeren. Lees je mee?

IT trends No-code Ontwikkelen
Wat is workflow automatisering en waarom zet je het in?

Wat is een (digitale) workflow?

Binnen een bedrijf heb je verschillende processen. Deze processen bestaan uit een stroom van taken die leiden tot een bedrijfsdoel. De taken binnen een proces kun je in verschillende stappen uitsplitsen en (geautomatiseerd) uitvoeren. Deze uitgesplitste stappen die je in een bepaalde volgorde uitvoert, vormen een workflow (werkstroom). Kort gezegd bestaan processen dus vaak uit onderling verbonden workflows om de taken binnen het proces te voltooien.

Workflows worden vaak voor een stukje houvast gebruikt door organisaties. Met zo’n workflow kun je namelijk precies zien waar je moet beginnen om bij je doel uit te komen, welke stappen je al hebt uitgevoerd en welke er nog moeten gebeuren. Kort gezegd kun je dus de voortgang van een project in kaart brengen.

Zo’n workflow kun je uitschrijven op papier en alle stappen nauw in de gaten proberen te houden, maar het digitaliseren van je workflows is natuurlijk veel meer van deze tijd. Ook brengt digitalisering enkele grote voordelen met zich mee, zoals de mogelijkheid om je workflows te automatiseren.

Wat is workflow automatisering?

Als we over workflow automatisering spreken, hebben we het eigenlijk over het instellen van regels en rollen die als trigger dienen voor vervolgacties. Door bepaalde regels of rollen te verbinden aan processtappen kun je ervoor zorgen dat je acties in gang zet, automatische meldingen weergeeft, een taak doorstuurt naar een andere persoon of een waarschuwing voor een verlopen vervaldatum stuurt.

Dit gaat verder dan het alom bekende automatiseren middels spreadsheets die vaak maar beperkte automatiseringsmogelijkheden hebben. Ook is het eenvoudiger; bij de meeste workflow managementsystemen hoef je niet meer te werken met complexe (handmatige) formules. Je kunt simpelweg bouwblokken/processtappen slepen (drag & drop) en zo je formulieren en workflows bouwen.

Wat zijn de voordelen van workflow automatisering?

Het automatiseren van je workflows kent enkele grote voordelen. Hieronder lichten we er vijf in het bijzonder uit.

#1 – Bespaar tijd en kosten

Je kunt in principe alle repetitieve, voorspelbare, eenvoudige of geplande taken automatiseren. Volgens de Harvard Business Review zouden werknemers 30% van hun tijd kwijt zijn aan dit soort taken. Als je team hier niet meer naar hoeft om te kijken, hebben ze zo ineens zeeën van tijd om strategieën te bedenken, problemen op te lossen en waarde voor het bedrijf te genereren.

#2 – Verminder fouten & operationele risico’s

Laten we nou eens eerlijk zijn: zelfs de meest nauwkeurige werknemer maakt wel eens fouten. Ondanks dat dit niet expres gebeurt, kan bijvoorbeeld één verkeerd cijfertje de hele prognose al verknallen en het missen van een klantvraag kan meteen leiden tot een klacht. Beperk deze risico’s door de onnodige handmatige gegevensinvoer te verwijderen, bepaalde processtappen te verplichten en waarschuwingen in te stellen.

#3 – Centraliseer informatie & bevorder samenwerking

Door het digitaliseren van je workflow kun je alle informatie rondom je lopende processen centraliseren; alle teamleden kunnen zo binnen je (meestal cloud/SaaS) oplossing real time zien wat de status is van een proces. Zo is iedereen, zelfs nu merendeel van Nederland thuiswerkt, op de hoogte van taken, prioriteiten, vervaldatums en statussen. In hun eigen werkvoorraad of inbox zien ze precies welke taken tot hun verantwoordelijkheden behoren, zodat hier geen verwarring meer over kan ontstaan.

#4 – Rapporteer resultaten & maak datagedreven beslissingen

Je workflowsysteem slaat alle gegevens binnen een workflow op. Deze gegevens kun je in een rapportage plaatsen om historische trends te meten, maar je kunt de voortgang daardoor ook realtime in je dashboards zien (workflowanalyse). Door middel van deze rapportages en dashboards kun je problemen identificeren, workflows efficiënter maken en je werk nog verder optimaliseren. Ook vergaar je op deze manier kennis die je kunt inzetten om besluiten te maken over je processen en bedrijfsdoelen.

#5 – Zorg voor een lach bij je personeel en klanten

Het automatiseren van je workflows zorgt voor een hogere klanttevredenheid doordat je responstijden worden versneld. Daarnaast heeft het ook als gevolg dat communicatie gestroomlijnd en dus verbeterd wordt als je e-mails, meldingen en waarschuwingen automatiseert. Ook helpt het frustraties verminderen en burn-outs voorkomen aangezien werknemers repetitieve taken aan de kant kunnen schuiven en hun werk meer kunnen verrijken met zinvoller werk. Al met al resulteert automatisering dus in een betere ‘employee experience’. En dat is nu net één van de vijf HR trends voor 2022!

Wanneer moet je beginnen met workflow automatisering?

In principe zouden we iedereen meteen aanraden om de kansen binnen workflow automatisering met beide handen aan te pakken. Er zijn enkele signalen die erop duiden dat het voor jouw organisatie in het bijzonder tijd is om te investeren in digitale workflows. Voorbeelden van deze signalen zijn:

  • Klanten en/of medewerkers klagen regelmatig
  • Je haalt deadlines van projecten (vaak) niet
  • Je hebt het idee dat je een significant personeelstekort hebt
  • Het team is afhankelijk van een wirwar van losse spreadsheets en papieren documenten
  • Bedrijfskritieke systemen communiceren niet goed met elkaar
  • Er zijn terugkerende problemen met je planning en salarisadministratie

Workflow automatisering kan deze problemen (grotendeels) oplossen. Je hebt de voordelen hierboven gelezen. Waarom niet nu beginnen en jouw business vooruit helpen? Als jij geen antwoord hebt op deze vraag, dan zou ik als ik jou was zeker het tweede deel van deze blogserie lezen. Hoe ga je aan de slag met workflow automatisering?

Automatiseer jouw workflows nu eenvoudig met Kotuur. Dé Nederlandse workflow tool waarmee jij geheel zelf jouw taken automatiseert. Natuurlijk met een eenvoudig licentiemodel. Ontdek Kotuur zelf!